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ARCHIVO GENERAL DEL REGISTRO CIVIL CIUDAD DE BUENOS AIRES
DIGITALIZACION Y GUARDA DE LA IDENTIDAD PORTEÑA

Por Elena Luz González Bazán especial para Latitud Periódico y Villa Crespo Digital

21 de agosto del 2024

Una historia interesante para conocer cómo se guardan los nacimientos, defunciones y matrimonios de la Ciudad de Buenos Aires.
El Registro funciona desde 1886, en la actualidad recibe unas 3.000 solicitudes diarias.
Ya ha digitalizado más de 16 millones de actas.

El Archivo se encuentra en una imponente estructura que tiene tres plantas, lo interesante es que guarda, alberga, la memoria viva de los ciudadanos porteños.
Hay 32.323 libros que contienen los registros de los nacimientos, defunciones y matrimonios celebrados en la ciudad desde el siglo XIX hasta la actualidad.

El archivo se encuentra en la calle Jean Jaures 970, en el barrio de Balvanera, Comuna 3.
En los años precedentes, la entidad llevó adelante un proceso de modernización, por lo cual ha permitido digitalizar un 97 por ciento de su acervo, representado por más de 16 millones de actas, registros formales que constituyen narrativas precisas de la vida de generaciones de porteños.

La historia que cuentan sus páginas son parte del tejido histórico y social de la Buenos Aires en todos los tramos como Capital Federal hasta el proceso de Ciudad Autónoma.
Hay archivos parroquiales de la Iglesia, las tristes defunciones masivas por las distintas pestes. Como el deceso de una personalidad como Federico Leloir o el nacimiento de nuestro Papa Francisco, Jorge Bergoglio. Uniones o enlaces matrimoniales de la farándula y el espectáculo.
El Archivo se expande a lo largo de 25 kilómetros lineales de documentación.

“La preservación y el acceso a este acervo documental es fundamental para garantizar los derechos relacionados a la identidad de los porteños. Nuestra misión es facilitar el acceso a las actas y documentos que nuestros vecinos solicitan a diario para realizar todo tipo de trámites”, destacó César Torres, secretario de Gobierno y Vínculo Ciudadano. Y agregó: “El Archivo desempeña un papel importantísimo al asegurar que estas historias perduren en el tiempo, además de ser una fuente de conocimiento invaluable sobre la vida de todos los ciudadanos”.

Como ya dijimos, el origen del Archivo data de 1886, en ese mismo tiempo se crea el Registro Civil (antes Municipalidad de la Ciudad), que comenzó a producir la documentación de guarda permanente que llega hasta hoy.
Es importante conocer que antes del archivo, las actas de nacimiento, defunción o matrimonio eran administradas por la Iglesia, que llegó a reunir 1.195 libros parroquiales desde 1856 hasta 1886, de los cuales 118 ya fueron digitalizados.

SOBRE LOS PAPELES PARROQUIALES

En este sentido, el subgerente operativo del Archivo Sergio Leonardo García cuenta que entre aquellos papeles parroquiales figuran hechos como “la defunción de Rufina Cambaceres o el episodio de peste que sacudió a Buenos Aires y que provocó que las clases acomodadas de la sociedad se trasladaran desde la zona sur a la zona norte de la ciudad, más alejada del puerto, para evitar los contagios”.
Debemos agregar que, esa huida, trajo aparejado, posteriormente, que dichas residencias fueron rearmadas y transformadas en los tradicionales conventillos donde vivieron miles de familias obreras.

PROCESO DE DIGITALIZACION

El mismo se inicia en el 2014, el mismo fue continuo y duró hasta el 2018. “El soporte digital ayuda a conservar los hechos registrados en el papel y agilizar procesos para que, en un plazo de entre 24 y 72 horas, se pueda disponer de los documentos que nos soliciten”, explica el responsable del organismo. Y agrega: “Somos garantes de los derechos de la identidad de las personas. Cuando tienen que demostrar un vínculo o presentar una reclamación, se recurre siempre a la documentación en custodia del Archivo”.

FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO Y LA CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS

En esta tarea, de por sí, muy importante, trabajan 61 empleados en el Archivo del Registro Civil que funciona vía online las 24 horas.
Jorge Caldas, jefe de división del organismo, explica que las tareas del Archivo se reparten en dos áreas: la sección digital, que se encarga del expendio de partidas (trámite al que puede accederse a través de la web de la Ciudad los 365 días del año), y el sector encargado del mantenimiento de los libros y legajos.
LAS FUNCIONES DEL ARCHIVO

En tal sentido, son varias. Por un lado, la custodia de la documentación que se conserva en el edificio de Jean Jaures 970 y de la Secretaría Legal y Técnica, situada en Los Patos 2155.
Además de procesar la solicitud de copias certificadas de partidas, trámite de mayor demanda de la Ciudad desde el 2023 (745.210 emitidas el año pasado), también se encarga de asentar en las actas de matrimonio las sentencias de divorcio realizadas en la Ciudad, expedir copias certificadas de documentación archivada y llevar a cabo procesos de indexación, digitalización y carga en el Registro Civil Electrónico.

Otra de las funciones del Archivo es que interactúa con la totalidad de la estructura del Registro Civil y con entidades como el Ministerio Público Fiscal, el área de Derecho a la Identidad, los registros civiles de las provincias, los ministerios de Salud y Educación y los juzgados nacionales y federales.

LOS ASPECTOS IMPORTANTES DE LA GUARDA Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS

Tanto la guarda como la conservación de los documentos es posible gracias a una estructura de archivos móviles y la correcta distribución en las estanterías de la documentación, sostienen, la cual se localiza rápidamente gracias a indexaciones digitales que indican su ubicación, así como de fichas en su momento realizadas a mano con la misma función. “Es fundamental siempre mantener el orden de los documentos. Si una persona necesita tramitar la ciudadanía de un país determinado y requiere para ello de un documento específico, el Archivo lo localiza así fácilmente”, señala el subgerente operativo del organismo.

En cuanto a las medidas de conservación de los libros en el espacio, se asegura que estén ubicados uno junto a otro, “bien comprimidos para evitar el ingreso de oxígeno” que afecta al papel.
Por otro lado, hay sistemas de seguridad y vigilancia las 24 horas, detectores de humo y otros mecanismos que contribuyen a la preservación de los legados.
El proceso de digitalización ha resultado clave dentro de los objetivos de conservación de la información, ya que hay triple backup de las imágenes de cada folio aparte del soporte original en papel.
Además, al estar escaneadas las actas se manipulan menos los libros.

Sumado a ello, el Archivo avanza en el registro de los libros parroquiales y, junto a la Secretaría Legal y Técnica, inició la digitalización de las fichas que poseen los datos topográficos, “factor esencial para hallar las actas cuando el vecino no posee los datos de inscripción”, señala Sergio García.

TODO A MANO

El Archivo funciona en su actual emplazamiento desde 1980.
En las primeras décadas de existencia del Registro Civil, las actas de los libros de nacimiento, matrimonio y defunción se confeccionaban a mano alzada.
Desde hace varios años, bajo la modalidad del Registro Civil Electrónico, los registros se completan íntegramente de forma digital dentro del sistema.

BREVE HISTORIA DEL REGISTRO CIVIL

Como en los tiempos de la Edad Media, la lucha fue papado o imperio. En este caso, entre el final del siglo XIX y el inicio del siglo XX, hubo una polarización interesante de quienes llevaban adelante los asuntos civiles y públicos. Por ello, nuevamente la Iglesia y la política o el funcionamiento estatal en nuestro país estuvo al rojo vivió. 
Durante mucho tiempo los nacimientos, casamientos y defunciones fueron inscriptas por la Iglesia, el esquema parroquial en tiempos de la colonia.

Luego de un largo tiempo de guerras civiles, la consolidación del proceso constitucional, en 1853 y a posteriori la suma de Buenos Aires a dicha constitución, fue llevando a las clases dominantes conservadoras, a un modelo de Estado nación.
Por la ley 1565 se crea el Registro civil que ordenaba: “(…) las municipalidades de la Capital y territorios nacionales establecerán una o varias oficinas de Registro de Estado Civil de las Personas”.
Cuatro años después, en 1888, se sancionó la Ley de Matrimonio Civil.
En la década del 30, la Dirección General y Archivo del Registro Civil se trasladó a la calle Paraguay 1043.
En 1936 se solicitó al Concejo Deliberante la sanción de una ordenanza para la construcción de un nuevo edificio para el Registro Civil.
En 1940 se colocó la piedra fundamental del nuevo edificio.
El 28 de octubre del año 1943 se inauguró el edificio del Registro Civil central en la calle Uruguay 753.
Fue el primer edificio que la Municipalidad construyó para ubicar oficinas de la administración pública.

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